なんでも「至急」ってつけてくる問題について
口頭でもメールでもそうですが、何かしら依頼をする場合になんでも「至急」ってつけてくる人いませんか？
私の周りでは最近は少ないんですが、ちょっと前までは何人かいる環境にいました。
今回は何でも「至急」とつけることの問題点と、なぜつけたくなっちゃうのか、どうすればうまい事対応できるのか考えてみました。
私の周りにいた「至急」つけたがりの人
まずは実際に私の周りにいた「至急」をなんにでもつけたがる人について、一例としてご紹介します。
私が特に悩まされたのは、営業時代に見積依頼に毎回「至急」って書いてくる取引先です。
私の働いていた会社では見積もりは必ず営業が出さないといけなくて、内勤は見積もりを出してはいけないことになっていました。
そのため外回りから帰ってきてから作成したり、出張のときはリモート操作で時間がかかりながらも見積もりを作らないといけませんでした。（これが結構大変）
取引先の中に毎回見積依頼を「至急」と書いて出してくるところがありました。
内容を確認すると参考見積だったり、納品希望日が未定だったり3か月以上先の案件でも「至急」と書いてくるのです。
最初のころは急ぎなんだろうと思って車の中でリモートで見積書を作ったりしていましたが、そのうちさすがに急ぎじゃないだろうと思う案件に関しては会社に戻ってからやろうと思うようになっていました。
ただ内勤は本当に至急必要なのかどうかのの判断はできないので毎回「至急で見積もり依頼きてますから早く作ってください」とプレッシャーを与えてきます。
（ちなみに多くの会社では、内勤が判断してトラブルになったら責任を取らないといけなくなってしまうので、内勤者は営業に連絡して判断をさせると思います。）
まあこれが毎回続くと結構営業としてはストレスなんですが、お互い仕事が違いますし仕方ないでしょう。（ちょっとは自分でも考えてみてほしいところですが、それは求めすぎなんでしょう）
さらにその取引先が本当に急ぎでほしい見積書があったみたいなんですが、いつも通りその日のうちに出せればいいだろうと思って会社に戻ってから作ろうとしていたら、取引先からクレームが入ったことがありました。
「至急って書いてあるんだからすぐくれなきゃ困るよ」と。
私は自分のことを結構温和な方だと思っているんですが、その時は正直ぼこぼこにしてやろうかと思いましたね。いや、営業なのでちゃんと謝りましたけど。。。
問題点
ちょっと愚痴っぽくなってしまいましたね、すみません。
本題に戻りましょう。
何にでも「至急」ってつけてしまうと依頼をした人にもされた人にもいいことはないと思います。
それぞれの立場から問題点を考えてみましょう。
依頼される側
まずは依頼された側の立場から考えてみましょう。
はじめて「至急お願いします」と依頼された場合、大概の人が「急いでやらないと」って思うと思います。
（依頼してきたい人がめちゃくちゃ嫌いとか、依頼された人があまのじゃくとかじゃなきゃですが）
でも同じ人から来る依頼が毎回「至急」とついていたらどうでしょうか？
私だったら「なんだ至急って書いてあってもそれが通常運転なら実はそんなに急ぎじゃなくても大丈夫なんじゃん」と思います。
つまり毎回「至急」とつけられていると、その人の依頼の優先順位が下がります。
印象としてもなんだかいい加減な印象を受けますよね。
あとは先ほどの例のように「至急で来てるので早く対応しないでいいんですか？」と社内などから無駄に煽られるというデメリットもあります。
結果あまり関わりたくない感じになっちゃいます。
依頼する側
次に依頼する側の立場で考えてみます。
とりあえずテンプレのように「至急」とつけている場合、本当に至急の場合はどのように依頼すればよいでしょうか？
「本当に至急」とか「いつもの至急以上に至急」とか書かないといけないんじゃないかなと思います。
というのも上でも述べたように、おそらく依頼される側がもうその人の「至急」をちゃんと見てくれなくなってしまっているからです。
つまりオオカミ少年状態になってしまうんです。
急ぎじゃないときに関しても「至急」とついている意味がなく、特に急いで対応してくれないでしょう。
なぜつけたがるのか？
こういう問題に関してはお互いの立場になることが大事だと思うので、一度「至急」が大好きな人はなぜ毎回つけてしまうのかという観点から考えてみます。
・最初のころはうまくいったから
一つ目に考えたのは「至急」とつけ始めた最初のころはちゃんと早く対応してもらえていたから、という成功体験が抜けないパターンです。
あたり前ですが、最初のころは本当に急いでいるのかな？と思って、依頼された側は迅速に対応してくれますよね。
このときの経験だけ都合よく切り取って、「至急って書いてあるのにすぐ対応してくれない場合はそいつが悪い」という風に自分のことは棚上げして考えてしまっているのではないでしょうか。
ある程度優先順位をつけて、本当に急ぎのことに関してのみ「至急」って使った方がお互いにハッピーだと思うのですが、どうでしょうか？
・テンプレとしてつてたままにしている
これはメールの署名のように、もとの設定でテンプレートとして「至急」の文字を入れている場合です。
メールでは少ないかもしれませんが、FAXに書いてある「至急」の位置が毎回同じところに同じ字体で書いてくる人がいたので、あれは「至急」を書いた原本をコピーして使いまわしていたんだなと思います。
これに関しては本人も特に「至急」の意図がなく書いてきているので、これはこれで厄介ですよね。
こういう人はお互いにわかりにくいですし、つけている側もいいことないと思うので消しといてくれると嬉しいです。
・本当ににいつも急いでいる
実は本当に毎回急いでいるから「至急」とつけている可能性もゼロではありません。
これに関してはどうすればいいんですかね、優先順位をつけたりして調整できることは調整した方がいいですよね。
人に依頼する場合は相手にある程度余裕を持って依頼するのがマナーな感じもします。
予定をうまく組んで、早め早めに自分が動くことで依頼した相手に対して負担をかけすぎないようにできるといいですよね。
言われる側はどうすればいい？
いろいろ問題点も考えてみましたが、他人を変えるというのはとても難しいことです。
なので、ある程度は自衛できるようになっておいた方がいいかなと思いました。
とは言えどうすれば All time 至急 person から自分のことを守ればよいでしょうか？
ひとつは期限を依頼者に毎回確認するという方法だと思います。
これに関してはよく社会人一年目の本とかによくありますよね。
「至急」と依頼が来たら「いつまでにやったら間に合いますか？」と確認をしてみましょう。
これをすることで単に急ぎというあやふやなものではなく、しっかりと期限がわかるようになります。
もしかしたら毎回確認することで依頼する側も「あれ、これは至急じゃないな」と気が付いて毎回「至急」って書くのをやめてくれるかもしれません。（これはあんまり期待しない方がいいですが）
そしてあまりにも無茶な納期を言われたら、きちんとその納期では無理な理由を添えて納期を伸ばしてもらいましょう。
できないことをできると言って受けてしまうと、一方的にこっちが悪くなっちゃうので。
このときむちゃくちゃなことを言われてもあくまで冷静に対処するのが大切です。
そんなに毎回聞いたらウザがられちゃうんじゃないの？って思われるかもしれませんが、ウザがられてもいいんです。
そんなこと言ったら毎回「至急」って書いてくる相手の方が問題ありますし。
まとめ
という感じで解決方法というか自衛策までを考えてみました。
新人の教育係などを除けば、相手を変えようとするのは大変ですし疲れちゃいますよね。
なので自衛をして、いろんなタイプの人とうまい事付き合っていければハッピーなんじゃないかなと思います。
